为了加强室藏电子文件档案归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为档案事业发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本校实际，特作如下规定：
一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责
1．电子文件管理应加强领导。本校电子文件档案由校档案工作人员负责。室藏电子档案由后勤与装备保障处负责信息技术实施。
2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。
3．电子文件实行集中统一管理。相关人员应忠于职守，熟练地掌握各项系统的使用技能，完善利用系统，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。
二、电子文件的移交与保管
1．电子文件在每年六月份前将上年度的应归档的电子文件向档案室催交，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。
2．档案员负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保数据安全和百分之百的准确率。
3．纳入电子文件中心的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。
4．紧跟计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。
5．保管电子档案的载体要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温度控制在14℃—24℃，相对湿度控制在45℃—60℃。
三、电子文件的提供和利用
1.所有非涉密电子文件档案纳入“档案管理系统”，视电子档案性质制定开放权限。
2．电子档案不直接对外提供拷贝复制等服务，利用时统一由档案局查档窗口，通过“档案管理系统”打印出对应纸质文件提供利用。
3．销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。
